Voor het herindelingstraject stelden de drie gemeenteraden van Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde een projectorganisatie vast. Deze projectorganisatie bestaat uit een klankbordgroep, een stuurgroep en een projectgroep.

• Een vertegenwoordiging uit de 3 gemeenteraden van de drie gemeenten vormen de klankbordgroep. De kerngroep stelt kaders vast voor de nieuw te vormen gemeente, zoals de financiële kaders voor de programmabegroting 2018 en de besluitvorming over adviesdocumenten zoals de strategische visie en het projectplan.
• De stuurgroep bestaat uit de drie burgemeesters, de gemeentesecretarissen en drie vertegenwoordigers van de nieuwe gebruiker. De stuurgroep is bestuurlijk verantwoordelijk voor de vorming van de nieuwe gemeente binnen de door de raden gestelde kaders. Zij zijn bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de vorming van de ambtelijke organisatie, de personele invulling en het functioneren van de gemeentelijke organisatie. De stuurgroep stuurt de projectmanager, Frank Wiertz, aan.
• Het herindelingsproject bestaat uit 14 deelprojecten. De projectleiders vormen de projectgroep. De projectgroep is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de nieuwe gemeente.